Teamleider secretariaten

Location
Emmeloord
Start date
24/05/2021
End date
31/12/2021
Hours
28
Klant
(Swif) Gemeente Noordoostpolder
Aanvraagnummer
SRQ149565
Share this request:

Dit is het team
Het team secretariaat bestaat uit twaalf medewerkers, aan tien van hen wordt in de dagelijkse sfeer leidinggegeven. De andere twee medewerkers hebben een vaste functionele taak (ondersteuning van het team juristen en team IGW) en worden alleen in de HR-sfeer door de teamleider begeleid.

Binnen het team Secretariaten zijn twee groepen te onderscheiden: de groep bestuurssecretariaat en de groep managementsecretariaat. De eerste groep (3 medewerkers) verzorgt de ondersteuning van college en directie. De tweede groep verzorgt de ondersteuning van management, projecten en de Ondernemingsraad. Alle medewerkers zijn gekwalificeerd voor hun werk, de kwaliteit van de geleverde diensten wordt als goed ervaren.

Dit ga je doen
Het is jouw taak om er voor te zorgen dat de werkzaamheden in de dagelijkse sfeer doorgang vinden. Je optimaliseert werkprocessen vanuit de uitvoering en borgt de kwaliteit en continuiteit van de verleende diensten.

Jij bent het boegbeeld van het team en bent  in deze rol onzichtbaar waar het kan en zichtbaar waar het moet. Je bent voor interne klanten vraagbaak en zorgt ervoor dat zij, waar dat kan, zo goed mogelijk worden gefaciliteerd. Je maakt hierover smart afspraken met heldere verwachtingen over en weer, o.a. door de klanten periodiek te spreken over de dienstverlening.

Een andere belangrijke taak is je HR-verantwoordelijkheid. Hieronder valt onder andere de ontwikkeling van medewerkers, het voeren van plan-, voortgangs- en beoordelingsgesprekken, selectie van nieuwe medewerkers, het uitvoeren van het verzuimbeleid, etc.

Als teamleider maak je deel uit van het management van het cluster Interne Dienstverlening (MID). In samenwerking met de twee andere teamleiders en de manager wordt gezorgd voor de verbinding tussen onze medewerkers. Er worden, op basis van de visie van het cluster en in lijn met organisatiebrede ontwikkelingen, plannen gevormd en tot uitvoering gebracht.

Voor dit jaar geldt een specifieke opdracht:
Recentelijk is de nieuwe visie voor het cluster geformuleerd. Deze visie is met een afvaardiging van de medewerkers van het cluster gemaakt. Voor dit jaar worden de eerste plannen gemaakt om die visie tot realisatie te brengen. Eind 2021 wordt geevalueerd of de huidige opzet en structuur van het cluster bij de uitwerking past.

Het is aan jou om in kaart te brengen aan welke eisen het team Secretariaten moet voldoen en welke structuur daarbij past, ook in relatie tot de werkzaamheden en de ontwikkeling van de andere teams binnen het cluster.

Daarnaast is er binnen enkele delen van het team sprake van een onrustige situatie. Met behulp van een externe coach wordt hieraan gewerkt. Met ondersteuning van de manager en de externe coach moet de teamleider rust, duidelijkheid en teamgeest creëren.
 

 

Kandidaat omschrijving
 

  • Je hebt een afgeronde HBO opleiding
  • Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als leidinggevende binnen de overheid.
  • Je hebt recente kennis en ervaring met de werkzaamheden binnen een (bestuurs-)secretariaat. Dit vertaalt zich erin dat de teamleider vraagbaak en coach is voor de medewerkers en zich professioneel profileert naar de klanten.
  • Je bent in staat om met empathie tot werkafspraken met het team te komen en daar vervolgens op te sturen. Je kunt omgaan met weerstand, veiligheid en vertrouwen bieden, open en transparant werken. Je staat in voor de belangen van het team
  • Je hebt oog voor ontwikkelingen binnen het vakgebied, bent vernieuwend en je hebt een duidelijke visie op klantgerichte dienstverlening. Je kunt deze visie overbrengen op anderen, zodanig dat je in staat bent om de dienstverlening naar een hoger niveau te brengen
  • Je bent in staat op overzichtsniveau te komen, daarop plan te trekken en tot uitvoering over te gaan

Dit zijn jouw competenties

  • Leidinggeven:

Geeft situationeel leiding aan een individuele medewerker en/of een groep in het kader van de taakvervulling.

  • Resultaatgerichtheid
    Formuleert heldere doelstellingen en resultaten en is er actief op gericht om deze te behalen.
  • Analytisch vermogen:
    Signaleert problemen, herkent belangrijke informatie en legt verbanden tussen gegevens.
  • Oordeelsvorming
    Weegt gegevens en mogelijke handelwijzen in het licht van relevante criteria tegen elkaar af om tot realistische beoordelingen te komen.
  • Plannen en organiseren
    Stemt activiteiten van zichzelf (en anderen) op elkaar af en bepaalt hun volgorde zodat doelen efficiënt en effectief gerealiseerd worden.

Inhuurdesk Swif

Inschrijven
Emmeloord
28
24/05/2021
29/04/2021
31/12/2021
(Swif) Gemeente Noordoostpolder
SRQ149565
Location:
Start date:
End date:
Hours:
Emmeloord
24/05/2021
31/12/2021
28

Dit is het team
Het team secretariaat bestaat uit twaalf medewerkers, aan tien van hen wordt in de dagelijkse sfeer leidinggegeven. De andere twee medewerkers hebben een vaste functionele taak (ondersteuning van het team juristen en team IGW) en worden alleen in de HR-sfeer door de teamleider begeleid.

Binnen het team Secretariaten zijn twee groepen te onderscheiden: de groep bestuurssecretariaat en de groep managementsecretariaat. De eerste groep (3 medewerkers) verzorgt de ondersteuning van college en directie. De tweede groep verzorgt de ondersteuning van management, projecten en de Ondernemingsraad. Alle medewerkers zijn gekwalificeerd voor hun werk, de kwaliteit van de geleverde diensten wordt als goed ervaren.

Dit ga je doen
Het is jouw taak om er voor te zorgen dat de werkzaamheden in de dagelijkse sfeer doorgang vinden. Je optimaliseert werkprocessen vanuit de uitvoering en borgt de kwaliteit en continuiteit van de verleende diensten.

Jij bent het boegbeeld van het team en bent  in deze rol onzichtbaar waar het kan en zichtbaar waar het moet. Je bent voor interne klanten vraagbaak en zorgt ervoor dat zij, waar dat kan, zo goed mogelijk worden gefaciliteerd. Je maakt hierover smart afspraken met heldere verwachtingen over en weer, o.a. door de klanten periodiek te spreken over de dienstverlening.

Een andere belangrijke taak is je HR-verantwoordelijkheid. Hieronder valt onder andere de ontwikkeling van medewerkers, het voeren van plan-, voortgangs- en beoordelingsgesprekken, selectie van nieuwe medewerkers, het uitvoeren van het verzuimbeleid, etc.

Als teamleider maak je deel uit van het management van het cluster Interne Dienstverlening (MID). In samenwerking met de twee andere teamleiders en de manager wordt gezorgd voor de verbinding tussen onze medewerkers. Er worden, op basis van de visie van het cluster en in lijn met organisatiebrede ontwikkelingen, plannen gevormd en tot uitvoering gebracht.

Voor dit jaar geldt een specifieke opdracht:
Recentelijk is de nieuwe visie voor het cluster geformuleerd. Deze visie is met een afvaardiging van de medewerkers van het cluster gemaakt. Voor dit jaar worden de eerste plannen gemaakt om die visie tot realisatie te brengen. Eind 2021 wordt geevalueerd of de huidige opzet en structuur van het cluster bij de uitwerking past.

Het is aan jou om in kaart te brengen aan welke eisen het team Secretariaten moet voldoen en welke structuur daarbij past, ook in relatie tot de werkzaamheden en de ontwikkeling van de andere teams binnen het cluster.

Daarnaast is er binnen enkele delen van het team sprake van een onrustige situatie. Met behulp van een externe coach wordt hieraan gewerkt. Met ondersteuning van de manager en de externe coach moet de teamleider rust, duidelijkheid en teamgeest creëren.
 

 

Kandidaat omschrijving
 

  • Je hebt een afgeronde HBO opleiding
  • Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als leidinggevende binnen de overheid.
  • Je hebt recente kennis en ervaring met de werkzaamheden binnen een (bestuurs-)secretariaat. Dit vertaalt zich erin dat de teamleider vraagbaak en coach is voor de medewerkers en zich professioneel profileert naar de klanten.
  • Je bent in staat om met empathie tot werkafspraken met het team te komen en daar vervolgens op te sturen. Je kunt omgaan met weerstand, veiligheid en vertrouwen bieden, open en transparant werken. Je staat in voor de belangen van het team
  • Je hebt oog voor ontwikkelingen binnen het vakgebied, bent vernieuwend en je hebt een duidelijke visie op klantgerichte dienstverlening. Je kunt deze visie overbrengen op anderen, zodanig dat je in staat bent om de dienstverlening naar een hoger niveau te brengen
  • Je bent in staat op overzichtsniveau te komen, daarop plan te trekken en tot uitvoering over te gaan

Dit zijn jouw competenties

  • Leidinggeven:

Geeft situationeel leiding aan een individuele medewerker en/of een groep in het kader van de taakvervulling.

  • Resultaatgerichtheid
    Formuleert heldere doelstellingen en resultaten en is er actief op gericht om deze te behalen.
  • Analytisch vermogen:
    Signaleert problemen, herkent belangrijke informatie en legt verbanden tussen gegevens.
  • Oordeelsvorming
    Weegt gegevens en mogelijke handelwijzen in het licht van relevante criteria tegen elkaar af om tot realistische beoordelingen te komen.
  • Plannen en organiseren
    Stemt activiteiten van zichzelf (en anderen) op elkaar af en bepaalt hun volgorde zodat doelen efficiënt en effectief gerealiseerd worden.
Inloggen